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# How to Use Invoicing

La página **Invoice Client** es donde una propuesta firmada se convierte en una historia de pagos clara para ti y para tu cliente. En todo momento, todos pueden ver cuánto cuesta el trabajo, qué ha cambiado, qué se ha pagado y qué falta por pagar. Esa claridad es lo que genera confianza.

Los clientes aparecen automáticamente en tu página **Projects** en cuanto aceptan una propuesta, así que no hay nada que configurar antes de empezar.

## Cómo empezar

En la página **Projects**, haz clic en **Invoice Client** en la tarjeta del proyecto (o en su menú de tres puntos).

El lado izquierdo de la página es el **Payment Summary**. Elige una fecha de inicio junto a **Date** y haz clic en **Start Invoicing**. Todas las fechas de pago se calculan a partir de esa fecha, así que no tienes que fechar cada factura por tu cuenta.

¿Todavía no quieres iniciar el calendario de pagos, pero necesitas cobrar el anticipo? Haz clic en **Record downpayment only**. Eso crea ahora la factura del anticipo y deja el resto del calendario para después.

![Figura 1: La página Invoice Client antes de iniciar la facturación.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Before_Start.png =760x447)

||| ℹ️ Al iniciar la facturación, tus facturas se crean como **borradores**. Nada se envía por correo a tu cliente hasta que tú envíes cada factura (consulta Cómo enviar una factura, más abajo).

## El contrato original

La propuesta aceptada aparece en **Original Contract**, con su **Contract Price**, **Sales Tax** y **Total**. Las órdenes de cambio se manejan por separado, más abajo en la página.

Debajo verás los términos que definen el calendario de pagos:
* **Project Days**: cuánto tiempo se espera que dure el proyecto
* **Number of Payments**: en cuántos pagos se divide el contrato
* **Down Payment**: el anticipo, en dólares
* **Down Payment Percentage**: el mismo anticipo, como porcentaje
* **Sales Tax Rate** y **Effective Sales Tax Rate**: la tasa que configuraste y la tasa que realmente aplica una vez que se toman en cuenta los artículos no gravables

![Figura 2: El contrato original y los términos que definen el calendario de pagos.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Original_Contract.png =560x435)

## Cómo funciona el anticipo

El anticipo es la parte que más se malinterpreta de cualquier plan de pagos, así que aquí va claro: **el anticipo no es un pago extra.** Si acordaron seis pagos, tu cliente hace seis pagos. El anticipo es la primera parte del Pago 1.

Cumple dos funciones a la vez: aparta el trabajo en tu calendario y cuenta para el Pago 1. Elevation Advisor compara el anticipo con un pago estándar (el total del contrato dividido entre el número de pagos) para decidir cómo se factura el Pago 1.

**Cuando el anticipo es menor que un pago** (el caso más común), el Pago 1 se envía en dos facturas:
* El **anticipo**, cuando se acepta el contrato.
* El **saldo del primer pago**, cuando empieza el trabajo.

Por ejemplo, en un contrato de $87,428.96 con 15% de anticipo en seis pagos, cada pago es de $14,571.49. El anticipo es de $13,114.34, así que el saldo del primer pago es de $1,457.15. Los pagos 2 al 5 son de $14,571.49 cada uno y el último pago es de $14,571.51.

**Cuando el anticipo es igual o mayor que un pago**, cubre el Pago 1 por sí solo. No hay factura del saldo del primer pago, y todo lo que falta se divide en partes iguales entre los pagos restantes. Con 30% de anticipo en ese mismo contrato, el Pago 1 es de $26,228.69 y los otros cinco pagos son de alrededor de $12,240 cada uno.

En ambos casos, el número de pagos queda exactamente como lo configuraste. Un anticipo grande hace que el resto del calendario sea menor que el primer pago. Eso es intencional, no un problema de redondeo.

Cobrar un anticipo es una práctica común. Si todavía no lo pides, te recomendamos mucho hacerlo por la seguridad financiera de tu negocio.

## Órdenes de cambio: Additions and Deletions

La tabla **Additions and Deletions** muestra cada orden de cambio aceptada con su **Price**, **Sales Tax** y **Total**, para que veas cuánto sumó o restó cada una. El precio actualizado de todo el trabajo, con todas las órdenes de cambio incluidas, aparece junto a **Total Project Cost**.

![Figura 3: Additions and Deletions, con el Total Project Cost actualizado.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Additions_Deletions.png =560x381)

### Cómo una orden de cambio ajusta el calendario
1. **Tu nuevo total.** El contrato original más cada orden de cambio aceptada se convierte en el nuevo Total Project Cost.
2. **Primero va el anticipo de la orden de cambio.** Si cobras un anticipo por la orden de cambio, se factura como una factura aparte en la siguiente fecha disponible.
3. **Lo que falta por cobrar.** Del nuevo total se resta todo lo ya facturado, el anticipo de la orden de cambio y cualquier crédito.
4. **Los pagos pendientes.** Los pagos que todavía no se han facturado, más los pagos adicionales que agregue la orden de cambio, se reparten en partes iguales lo que falta por cobrar.

La promesa importante: **las facturas que ya enviaste nunca cambian.** Una orden de cambio solo recalcula los pagos que todavía no se han enviado. Tu cliente nunca se sorprenderá con un monto distinto en una factura que ya tiene en sus manos.

**Orden de cambio antes de empezar el trabajo.** Si llega una orden de cambio después del anticipo pero antes de empezar el trabajo, el saldo del primer pago conserva su monto original y se sigue enviando cuando empieza el trabajo. Solo se recalculan los pagos del 2 en adelante.

**Orden de cambio cuando ya se facturó todo.** Si el trabajo ya está facturado por completo y el cliente pide algo más, la orden de cambio necesita al menos un pago adicional, porque no quedan pagos entre los cuales repartirla.

### Dos tipos de anticipo, a propósito
* El **anticipo original** es una parte adelantada del Pago 1. No agrega un pago.
* El **anticipo de una orden de cambio** es dinero adicional que se cobra ahora, además del calendario recalculado.

Una orden de cambio sin anticipo funciona igual, con el anticipo en cero.

### Deducciones (órdenes de cambio negativas)
Una deducción baja el total, y lo que falta por cobrar se reduce en los pagos restantes. Una deducción nunca lleva anticipo. Si una deducción es tan grande que elimina todo lo que falta por cobrar, se trata de un reembolso: resuélvelo directamente con tu cliente en lugar de esperar nuevas facturas.

Para saber más sobre cómo cotizar órdenes de cambio, consulta [Using the Change Order Payment Calculator](https://support.elevationadvisor.com/en-us/article/using-the-change-order-payment-calculator-ahlyih/).

## Créditos

Para darle un crédito a un cliente, haz clic en **Manage Credits**. Ponle a cada crédito una descripción y un monto, haz clic en **+ Add New** para agregar más y luego en **Save Changes**. Los créditos aparecen en la tabla **Credits** con una línea de **Total Credits**, y reducen lo que falta por cobrar en el calendario.

![Figura 4: Cómo agregar un crédito.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Credits_Sidebar.png =460x150)

![Figura 5: Créditos y Total Credits en el Payment Summary.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Credits.png =560x248)

## El calendario de pagos

La tabla **Manage Invoices** muestra cada pago con su **Invoice #**, **Due date**, **Amount**, **Paid** y **Status**. El último pago puede variar uno o dos centavos respecto a los demás. Absorbe el redondeo para que todo el calendario coincida con el contrato al centavo.

![Figura 6: El calendario Manage Invoices.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Schedule.png =560x430)

Un pago que todavía no llega a su fecha muestra **Invoice Pending**. La factura se crea, como borrador, en su fecha programada. ¿Necesitas facturarlo antes? Haz clic en la fila y luego en **Update Schedule**, y la siguiente factura se crea de inmediato.

Debajo de la tabla verás **Payments Received to Date** y **Remaining Balance after Current Payment**.

## Cómo trabajar con una factura

Haz clic en cualquier factura del calendario para abrirla a la derecha. Verás el número de factura, el estado, la fecha de la factura, la fecha de vencimiento y el monto a pagar, con **Create PDF** en la parte superior.

![Figura 7: Una factura abierta a la derecha, con el lápiz de Due Date en un borrador.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Invoice_Panel.png =400x533)

### Cambiar la fecha de vencimiento
Mientras una factura siga en **Draft**, haz clic en el ícono de lápiz junto a **Due Date** para cambiarla. El cambio aplica solo a esa factura.

### Qué muestra cada factura
Cada factura indica su propio impuesto: **Subtotal**, **Sales Tax** con la tasa y **Total Invoice Cost**. Las facturas de avance se enfocan solo en ese pago.

La **factura final** cuenta toda la historia del trabajo en un solo lugar: el contrato original, cada orden de cambio, el **Total Project Cost**, una lista de **Previous Payments**, lo que se ha pagado, los créditos, el **Total Invoice Cost** de esa factura y el **Remaining Project Balance**.

### Pay Online y una nota para tu cliente
Si ya [conectaste Stripe](https://support.elevationadvisor.com/en-us/article/getting-paid-online-with-stripe-11hkso9/), se agrega automáticamente un enlace de pago a cada factura cuando se crea, para que tu cliente tenga un botón **Pay Online** y pague con tarjeta o transferencia bancaria. El enlace siempre cobra lo que falta por pagar de esa factura, no el monto completo si ya se pagó una parte. La sección **Payment link** de la factura muestra el enlace, y puedes usar **Recreate** para crear uno nuevo o **Remove Link** para quitarlo.

Si no se pudo crear el enlace (por ejemplo, porque Stripe todavía está verificando tu cuenta), la factura se crea de todos modos sin él, y puedes hacer clic en **Create Payment Link** más tarde.

Debajo, **Note to customer** te permite agregar un mensaje corto solo para esa factura (hasta 500 caracteres). Aparece en el PDF y en la página de la factura de tu cliente, y queda bloqueado cuando la envías.

![Figura 8: El enlace de pago y la nota para el cliente en una factura.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Payment_Link_Note.png =360x410)

Si el monto de la factura cambia después de crear un enlace de pago, se te pedirá crear un enlace nuevo antes de enviarla, para que el enlace nunca cobre un monto equivocado.

**¿Ya enviaste una factura sin enlace?** Todavía puedes agregar uno a una factura enviada o pagada parcialmente. Haz clic en **Create Payment Link** y vuelve a enviar la factura para que tu cliente reciba una copia con el botón **Pay Online**. La copia que ya tiene no lo incluye.

## Cómo enviar una factura

Cuando la factura esté lista, haz clic en **Send Invoice** en la parte inferior del panel de la factura. Tu cliente recibe un correo con el asunto "A new invoice was issued by *tu empresa*!", la fecha de vencimiento y un botón **Click to view invoice**. La página de la factura muestra la factura completa, tu nota y el botón **Pay Online** si hay un enlace de pago.

Una vez enviada, el botón cambia a **Resend Invoice**, lo que te indica rápidamente qué ya se envió.

![Figura 9: Los pagos de una factura y el botón Send Invoice.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Payments_Send.png =400x293)

Las facturas enviadas quedan bloqueadas, así que revisa bien la fecha de vencimiento y la nota antes de enviar. El enlace de pago es lo único que todavía puedes agregar después.

| 💡 Las facturas nunca se envían por correo automáticamente. Revisa los borradores que ya llegaron a su fecha y envíalos desde la página Invoice Client.

## Cómo registrar pagos

Para registrar dinero que recibiste en cheque, efectivo o transferencia, abre la factura y haz clic en **Add Payment**. Escribe el **Payment amount**, elige la fecha en **Paid On** y haz clic en **Record Payment**.

![Figura 10: Cómo registrar un pago.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Add_Payment.png =400x316)

* Si el cliente pagó menos que el monto de la factura, el estado cambia a **Partially Paid** y el resto se sigue registrando.
* Cuando se completa el monto, el estado cambia a **Fully Paid**.
* ¿Registraste un pago por error? Haz clic en el ícono de basura junto a él y confirma. La factura regresa a su estado anterior.

Los pagos que tu cliente hace con **Pay Online** se registran automáticamente, incluyendo la tarjeta o cuenta bancaria que usó. Una transferencia bancaria aparece como pendiente hasta que el banco la confirma, lo que normalmente toma algunos días hábiles.

Si usas QuickBooks, los pagos registrados se sincronizan automáticamente.

## Exportación de facturación por avance para trabajos comerciales

Los trabajos comerciales muchas veces se facturan por porcentaje de avance contra un desglose de valores, en la hoja de cálculo o el portal del contratista general. Para esos trabajos, busca el panel **Progress Billing** al final del Payment Summary y haz clic en **Export CSV**.

Obtendrás una hoja de cálculo con el nombre del trabajo que incluye:
* **Los datos del trabajo al inicio**: cliente, nombre del trabajo, dirección, teléfono, correo, total actual del proyecto, tasa de impuesto, anticipo, número de pagos, días del proyecto y fecha de exportación.
* **Cada partida con su precio**: número de partida, origen (Original Contract o la orden de cambio de donde viene), sección, partida, precio, impuesto y precio con impuesto.

Los montos son números simples, sin signo de dólar ni comas, así que el archivo se pega sin problemas en Excel o en el portal de facturación del contratista general. Agrega ahí tus propias columnas de porcentaje de avance y monto a cobrar en cada ciclo de facturación.

![Figura 11: El panel Progress Billing con el botón Export CSV.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Invoicing/Images/Invoicing_Progress_Billing.png =600x118)