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# Job Costing (Costeo de trabajos)

La mayoría de los contratistas se entera de que un trabajo perdió dinero semanas después de terminarlo, cuando la cuadrilla ya está en otra cosa y el dinero ya no está. Job Costing (costeo de trabajos) te lo muestra mientras el trabajo sigue en marcha, cuando una llamada todavía puede salvarlo. Reúne en una sola página el registro de tiempo, los pedidos que registras, el contrato, tus facturas y tus gastos generales de Profit Genie, y guarda los números finales cuando el trabajo termina.

Esto es más que otro reporte: es el marcador de cada trabajo que tienes en marcha. Está hecho para revisarse mientras el trabajo sigue en curso, no para archivarse al final de la temporada.

Para abrirlo, haz clic en **Reporting** en el menú y luego en **Job Costing**. También lo encuentras como una pestaña en la parte superior del Command Center.

Vamos sección por sección.

![Figura 1: Job Costing, In progress. La tarjeta azul marino suma todos los trabajos en curso, el trabajo con más riesgo está arriba, y la marca oscura en cada barra es donde el calendario dice que debería ir el trabajo.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Reporting/Images/Job_Costing_In_Progress.png =1242x814)

# Quién ve qué
| **Job Costing** | **Owner/Admin** | **Manager** | **Estimator** | **Sales** | **Accounting** | **Foreman/PM** | **Field** |
| ---- | ---- | ---- | ---- | ---- | ---- | ---- | ---- |
| Página y pestaña Job Costing | ✅ | ✅ |  |  |  |  |  |

El costo de mano de obra muestra lo que le pagas a cada persona, así que Job Costing es solo para dueños y gerentes. Si eres uno de ellos y no lo ves, todavía no está activado para tu empresa.

# La utilidad neta es el número que te paga
Todas las cifras de utilidad aquí son **utilidad neta** (net profit): lo que deja un trabajo después de pagar su propia mano de obra, materiales, equipo y subcontratistas, y su parte de lo que cuesta operar tu negocio. Un patio de adoquín puede verse como un gran trabajo antes de gastos generales y aun así perder dinero cuando paga su parte de las camionetas, el seguro y la oficina. Ese es el trabajo que hunde una temporada, y es el que esta página está hecha para detectar.

La utilidad **before overhead** (antes de gastos generales) sigue ahí, en letra más pequeña junto a la neta. Es el número que usa el Gross Profit del Command Center, para que puedas cuadrar los dos.

Cada cifra de la tarjeta azul marino tiene un **?** al lado. Pasa el cursor sobre él, o tócalo en el teléfono, y te dice exactamente qué significa la cifra y de dónde sale.

![Figura 2: Toca o pasa el cursor sobre cualquier ? para ver qué significa una cifra.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Reporting/Images/Job_Costing_Popup.png =1242x228)

# In Progress (en curso)
La página abre con todos los trabajos en curso: aceptados, no completados ni cancelados, con horas o pedidos registrados.

**La tarjeta azul marino** suma todos esos trabajos:
* **Projected net profit** (utilidad neta proyectada): lo que dejan estos trabajos si el resto de cada uno sale según el presupuesto. Un costo que sigue por debajo del presupuesto cuenta a su presupuesto; un costo que ya se pasó cuenta a lo que se ha gastado. El número solo baja cuando algo de verdad se pasa.
* **Budgeted** (presupuestada): la utilidad neta con la que se cotizaron los trabajos.
* **At this pace** (a este ritmo): la utilidad neta si cada trabajo sigue usando horas como hasta ahora.
* **Overhead** (gastos generales): tus gastos generales de Profit Genie en estos trabajos.
* **Before overhead** (antes de gastos generales): la utilidad proyectada antes de gastos generales. Réstale los gastos generales y obtienes la neta.
* **On the clock now** (con reloj corriendo ahora): quién tiene su entrada registrada en estos trabajos en este momento.

**Cada fila** muestra el cliente, el proyecto y la cuadrilla, y en qué punto de su calendario va el trabajo, como **Day 4 of 6** (día 4 de 6). Luego, las horas usadas contra el presupuesto (la marca oscura es donde el calendario dice que debería ir el trabajo), lo gastado hasta ahora y la utilidad neta proyectada, con qué tan lejos está de la neta presupuestada.

| **Etiqueta** | **Qué significa** |
| ---- | ---- |
| Running long (se está alargando) | El trabajo está usando sus horas más rápido que su calendario |
| Over budget (sobre presupuesto) | La mano de obra, los materiales, o el equipo y los subcontratistas ya se pasaron |
| Missing pay rate (falta tarifa de pago) | Alguien registró horas en el trabajo sin tener una tarifa de pago |
| On track (en camino) | Nada de lo anterior |
| 2 on the clock (2 con reloj corriendo) | Personas con su entrada registrada en el trabajo en este momento |

Una fila que necesita revisión tiene debajo una línea que explica por qué, como "Materials are $176 over" (los materiales se pasaron por $176) o "Dan Ruiz clocked 7.5 hours with no pay rate" (Dan Ruiz registró 7.5 horas sin tarifa de pago).

Los trabajos con más riesgo están arriba. Marca **Needs attention** (requiere atención) para ver solo los trabajos que están sobre presupuesto, se están alargando o les falta una tarifa de pago, o elige una cuadrilla para ver solo sus trabajos.

| 💡 Consejo: Abre Job Costing cada lunes en la mañana y marca **Needs attention**. Cada trabajo de esa lista es una conversación con un capataz, y esa conversación sale mucho más barata el día 3 que después del último día.

# Running Long y At This Pace
**Day X of Y** (día X de Y) cuenta los días programados del trabajo hasta hoy, de todos sus días programados. Es el mismo **Days on Job** que ves en la página **Project Budget** (presupuesto del proyecto).

Un trabajo **se está alargando** (running long) cuando la proporción de horas usadas va adelante de la proporción de días. En el día 4 de 6, una cuadrilla de dos debería haber usado más o menos dos tercios de las horas. Si ya usó el 78%, el trabajo se está alargando.

**At this pace** (a este ritmo) extiende las horas usadas hasta ahora a todo el calendario. En el día 4 de 6 con 48 horas usadas, el trabajo va en camino de tomar unas 72 horas, y cada hora de más suma mano de obra y gastos generales. Un trabajo sin calendario no tiene ritmo, que es una razón más para programar cada trabajo.

|| ℹ️ **Que se alargue no es un veredicto**: es una alerta temprana. A veces una cuadrilla hace primero lo más pesado, como la excavación de un patio, y se pone al corriente después. A veces el trabajo se cotizó por debajo. Averigua cuál es mientras todavía hay tiempo de hacer algo.

# Finished (terminados)
Haz clic en **Finished** para ver los números finales de tus trabajos terminados, del más reciente al más antiguo. Elige una temporada y una cuadrilla. La temporada es el año en que se programó el trabajo, o en que se creó si eso fue después, igual que en el Command Center.

![Figura 3: Finished. La tarjeta solo cuenta los trabajos que tienen toda su mano de obra; los que deja fuera siguen en la lista en gris, con el motivo.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Reporting/Images/Job_Costing_Finished.png =1242x924)

**La tarjeta azul marino** muestra la **utilidad neta** de la temporada y su porcentaje de tus contratos, además de **Gross profit** (utilidad bruta), **Overhead**, **Daily PMM** contra tu meta con cuántos trabajos la cumplieron, y las **Hours** (horas) por encima o por debajo del presupuesto.

**Cada fila** muestra el costo final con gastos generales, la **utilidad neta** con su margen y la neta presupuestada, y el Daily PMM del trabajo contra tu meta. Las etiquetas muestran **Met PMM target** (cumplió la meta de PMM) o **Under PMM target** (debajo de la meta de PMM), **Hours over** (horas de más), y si el trabajo está **Paid in full** (pagado por completo), todavía tiene saldo **owed** (pendiente), o no está facturado por completo.

**Qué trabajos cuentan.** Un trabajo terminado solo cuenta en los totales cuando tiene toda su mano de obra: al menos la mitad de las horas presupuestadas registradas, y una tarifa de pago para todos los que registraron su entrada. Es la misma regla que el Gross Profit del Command Center, así que los dos siempre coinciden. Los demás siguen en la lista, en gris, para que no hagan ver tu temporada mejor de lo que fue:
* **Hours not clocked** (horas sin registrar): se registró menos de la mitad de las horas presupuestadas, así que falta mano de obra y la utilidad sale más alta de lo real.
* **Missing pay rate** (falta tarifa de pago): alguien en el trabajo no tiene tarifa de pago, así que falta parte de la mano de obra.

La tarjeta te dice cuántos trabajos dejó fuera y por qué.

**Materiales sin registrar.** Los materiales que nadie registró cuentan como $0, igual que en el Command Center. Cuando eso pasa en un trabajo que está en los totales, la tarjeta dice qué parte del presupuesto de materiales sí se registró. Un trabajo terminado con materiales presupuestados y ninguno registrado tiene la etiqueta **No materials recorded** (sin materiales registrados).

|| ⚠️ **Importante**: Si se quedan fuera más trabajos terminados de los que se cuentan, el problema no son tus trabajos. Es cómo se registran el tiempo y los pedidos. Corrige eso y esta página se vuelve el número más honesto de tu negocio.

# Un trabajo
Haz clic en cualquier fila para abrir ese trabajo.

![Figura 4: Un trabajo. Arriba se ve hacia dónde va el trabajo; las alertas dicen qué está mal; la tabla de costos cuadra al centavo.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Reporting/Images/Job_Costing_Job_Top.png =1242x931)

**La tarjeta azul marino** muestra el cliente, el proyecto, la cuadrilla y su tamaño, el día X de Y y quién tiene el reloj corriendo. El número grande es la utilidad neta proyectada, o la utilidad neta final cuando el trabajo ya terminó. Debajo encuentras **Budgeted**, **At this pace**, **Overhead**, **Before overhead** con su margen, y el **Contract, before tax** (contrato, antes de impuestos), con las órdenes de cambio aceptadas incluidas.

Todo lo que salió mal aparece justo debajo de la tarjeta: que se está alargando, un costo que se pasó (y qué materiales lo causaron), o alguien sin tarifa de pago.

**La tabla de costos** tiene una fila para **Labor** (mano de obra), **Materials** (materiales) y **Equipment & subs** (equipo y subcontratistas), con lo gastado hasta ahora, el presupuesto y lo que queda. Luego vienen **Job cost** (costo del trabajo) antes de gastos generales, **Overhead**, **Total with overhead** (total con gastos generales) y la utilidad neta al final. Esta página muestra centavos, así que cada fila cuadra.

![Figura 5: Daily PMM para el tamaño de la cuadrilla, y la facturación antes de impuestos.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Reporting/Images/Job_Costing_Job_PMM_Billing.png =1242x316)

**Daily PMM** para el tamaño de cuadrilla del trabajo: a cuánto se cotizó el trabajo por día de cuadrilla, el ritmo que lleva ahora y tu meta de Profit Genie para ese tamaño de cuadrilla. Un trabajo terminado muestra lo que de verdad produjo por día de cuadrilla.

**Billing, before tax** (facturación, antes de impuestos): el contrato, lo que se ha facturado y cobrado, lo que se ha gastado y lo que falta por facturar, con una línea que dice si los pagos van adelante o atrás de lo que has gastado. Si vas atrás, estás financiando el trabajo de tu cliente.

![Figura 6: La mano de obra por persona, y los materiales línea por línea con los excesos primero.](https://elevation-knowledgebase.s3.us-east-1.amazonaws.com/Reporting/Images/Job_Costing_Job_Labor_Materials.png =1242x657)

**Labor by person** (mano de obra por persona): horas, horas extra y costo de cada persona, a su tarifa de pago con impuestos y cargas vigentes al momento de cada registro de entrada.

**Materials, line by line** (materiales, línea por línea): lo presupuestado y lo comprado de cada material, en cantidad y costo, con la diferencia. Los materiales que se pasaron aparecen primero.

Haz clic en **Job Costing** arriba para regresar a la lista.

# Daily PMM
El Daily PMM es cuánto produce cada persona en un día. Job Costing lo calcula exactamente igual que el Command Center, así que el Daily PMM de la tarjeta Finished coincide con el YTD Daily PMM del Command Center.
* **Producción** es el contrato menos los materiales, el equipo y los subcontratistas registrados. Si no se registró nada, se usa el presupuesto de materiales, para que no parezca que los materiales salieron gratis.
* **Días-hombre** son las horas registradas divididas entre tus horas por día de Profit Genie.
* **Tu meta** es tu Daily PMM de Profit Genie dividido entre tus empleados de campo, multiplicado por el tamaño de la cuadrilla.

Un trabajo puede salir justo en el presupuesto y aun así no dejarte dinero si se cotizó por debajo de tu meta. El Daily PMM es como detectas eso.

# De dónde salen los números
* **Mano de obra:** las horas del registro de tiempo con los descansos no pagados descontados, a la tarifa de pago de cada persona con impuestos y cargas vigentes al momento en que registró su entrada, más las horas extra. El tiempo de garantía registrado en el trabajo de un cliente cuenta como mano de obra de ese trabajo. Shop Time, Older Work y el reloj del turno no cuentan en ningún trabajo.
* **Los relojes corriendo ahora** cuentan hasta el minuto. Un reloj que quedó corriendo desde un día anterior espera hasta el registro de salida.
* **Personas sin tarifa de pago:** sus horas aparecen y llevan gastos generales, pero su mano de obra queda fuera, y aparecen con su nombre para que lo corrijas. Pon la tarifa en **Employees** (empleados).

|| ⚠️ **Importante**: Pon una tarifa de pago para cada persona antes de que registre su primera hora. Las horas sin tarifa siguen llevando gastos generales, pero su mano de obra queda fuera, así que el trabajo parece más barato de lo que realmente es.

* **Materiales:** los pedidos registrados en la página Project Budget, al precio pagado.
* **Equipo y subcontratistas:** el presupuesto sale de la propuesta, antes del margen. El equipo de una propuesta, como la minicargadora que cobras por día, es un costo del trabajo; solo el equipo de tus gastos generales de Profit Genie, como tus camionetas y herramientas pequeñas, es gasto general. Hasta que el equipo y los subcontratistas se puedan registrar en la página Project Budget, lo gastado muestra **None recorded** (nada registrado) y la proyección usa el presupuesto.
* **Gastos generales:** tus gastos generales y gastos de Profit Genie divididos entre tus horas de campo de la temporada, como una tarifa por hora. Cada hora registrada en un trabajo la lleva; el presupuesto son las horas presupuestadas a la misma tarifa. Si tu Profit Genie está bloqueado, se usan los números bloqueados. Si Profit Genie todavía no tiene gastos generales, Overhead dice **Not set** (sin definir) y la neta es igual a la utilidad antes de gastos generales.
* **Facturación:** las facturas enviadas, pagadas en parte y pagadas, sin el impuesto sobre ventas, para que se puedan comparar con el costo.
* **Contrato:** el precio antes de impuestos, con las órdenes de cambio aceptadas.

# Cómo se mantiene al día
* Los registros de entrada y salida y los pedidos aparecen en unos 5 minutos. Las facturas y los pagos aparecen en segundos.
* La página te dice hace cuánto se actualizó, junto al punto verde.

# Cómo obtener números confiables
* Haz que las cuadrillas registren su entrada en el trabajo, no solo en el día. El tiempo en el reloj del turno nunca llega a un trabajo.
* Pon una tarifa de pago para todos en **Employees** antes de que registren su primera hora.
* Registra los pedidos en la página Project Budget cuando compras, no al final del trabajo.
* Programa cada trabajo, para que Running long y At this pace puedan hacer su parte.
* Marca los trabajos como completados cuando terminen. Un trabajo terminado que sigue en In progress esconde tu temporada real.
* Mantén Profit Genie al día. Tu tarifa de gastos generales y tu meta de Daily PMM salen de ahí.