How to Set Up Equipment

Una vez que completes el Asistente de Profit Genie, el siguiente paso es ingresar tu equipo. Esto garantiza que tus estimaciones reflejen con precisión el costo real de poseer y operar las herramientas y máquinas de las que depende tu negocio.

Esta sección no se trata solo de ingresar datos: se trata de asegurarte de que tu estructura de precios refleje el costo real de operar tu empresa. Ya sea una minicargadora, un remolque de volteo o un conjunto de herramientas pequeñas, cada pieza de equipo tiene un costo, y Profit Genie te ayuda a recuperarlo.

Paso 1: Configurar Precios de Combustible

Comienza haciendo clic en el botón Fuel Prices en la esquina superior derecha de la pantalla. Ingresa los precios actuales para:

• Diesel fuera de carretera
• Diesel
• Gasolina sin plomo

Estos valores se utilizan para calcular los costos de combustible de cada pieza de equipo. Te recomendamos actualizarlos periódicamente a medida que los precios cambien.

Paso 2: Crear Categorías de Equipo

A continuación, crea tus categorías de equipo. Ya se incluye una categoría predeterminada llamada Overhead Equipment.

Para agregar una nueva categoría:

1. Haz clic en Add Category.
2. Escribe un nombre.

La mayoría de los usuarios crean una categoría adicional llamada Large Equipment, pero puedes agregar tantas como necesites para organizar tu equipo por tipo o función.

Por ejemplo, si quieres separar las herramientas pequeñas, haz clic en Add Category y crea una categoría personalizada llamada “Small Tools”.

Paso 3: Agregar Equipo

Una vez que hayas configurado tus categorías, haz clic en Add Equipment para comenzar a ingresar tus máquinas. Se abrirá una barra lateral donde podrás llenar todos los detalles de cada elemento.

Campos a completar:

• Nombre Único: Sé específico. Usa nombres como “Bobcat T770 Skid Steer” en lugar de simplemente “Skid Steer”.
• Subcategoría: Escribe un nombre (por ejemplo, “Skid Steer”) y haz clic en Create Sub-Category, o selecciona una existente. Las subcategorías se usan para calcular las tarifas promedio por hora y por día de equipos similares.
• Costo Total o Valor de Reposición: Usa el valor actual, incluyendo accesorios. Si compraste implementos (como un rastrillo de rocas), ingrésalos por separado bajo su propia subcategoría para poder cobrarlos individualmente.
• Tipo de Combustible: Selecciona el combustible que utiliza el equipo.
• Años de Propiedad: Estima cuánto tiempo esperas conservar el equipo. Sé conservador; este valor determina durante cuántos años se distribuirá el costo. Si sobreestimas, podrías no recuperar completamente la inversión.
• Valor de Reventa: Ingresa el monto que esperas obtener al vender el equipo al final de su vida útil. Este valor se resta del costo total para calcular el monto que necesitas recuperar.
• Consumo Diario de Combustible: Ingresa el promedio de galones usados por día, reflejando el uso típico (no el máximo). Debes cobrar por el equipo cada día que esté en obra, sin importar cuánto se use.
• Costo Anual de Mantenimiento: Opcional. Si no registras mantenimiento por máquina, ingresa cero e incluye todos los costos de mantenimiento en la sección de gastos generales (Overhead). Si sí haces seguimiento individual, ingrésalo aquí y no lo repitas en la sección de overhead.
• Días de Uso por Año: Estima cuántos días al año se usará el equipo. Este número se usa para calcular la tarifa diaria. Sé conservador: si sobreestimas y no alcanzas ese uso, no recuperarás el costo.
• Tasa de Interés Anual (APR):
• Si el equipo fue financiado, ingresa la tasa de interés del préstamo más 1% para reflejar la inflación.
• Si pagaste en efectivo, ingresa 7% o más para reflejar el costo de oportunidad de no invertir ese dinero en otro lugar.
• Si prefieres no incluir intereses, deja el campo en cero.

Cuando termines, haz clic en Save para volver a la página principal de equipo. Repite este proceso para cada pieza de equipo que desees cobrar por hora o por día.

Paso 4: Agregar Equipo de Overhead

Esta sección incluye artículos como camionetas de la empresa, remolques y herramientas pequeñas que no se cobran por trabajo individual. Su costo se recupera a través de tu tarifa de mano de obra por hora.

Para agregarlos:

1. Sigue los mismos pasos que para agregar otros equipos.
2. Configura Days Used Per Year en 365.
3. Omite el campo de consumo de combustible, ya que el combustible de este tipo de equipo debe incluirse en tus gastos generales (Overhead Expenses).

💡 Consejo: Mantén tu catálogo de equipos actualizado al menos una vez al año. Esto garantiza que tus precios sigan reflejando tus verdaderos costos operativos y te ayuden a alcanzar tus metas de rentabilidad.

💪 ¡Con esto, tu sistema de costos estará completo y listo para generar estimaciones precisas!

Actualizado el: 29/10/2025